会议转场是会务人员经常遇到的一项具体工作。由于每次转场时间紧、任务重,很容易造成会场“忙乱”,影响会议实效。因此,做好会议转场,对提高会议质量至关重要。实践中,我们总结了“一推演、二分工、三实操”的经验做法,与大家交流探讨。

  以省委办组织的“一报告两评议”会议和传达学习贯彻全国两会精神会议的具体组织工作为例。这两个会议参会人员范围广、重叠多,主席台就座的领导变化较大,在第一个会议结束后,重新布置会场、组织会议转场,是会务工作的难点所在。特别是需要10分钟之内,在排间距约80cm的狭窄空间中,迅速完成第一个会议上190余人的桌签回收、材料清退和第二个会议240余人的桌签摆放、材料分发,还需要更换参会人员水杯。同时,需要重新布置主席台,包括摆放材料、调整桌椅、调试话筒等工作。如何在短时间内精准高效完成以上会议转场任务,是会务人员面临的难题。

  为做好会议转场,会前我们对参会人员结构及两次会议间会场人员流动情况进行了分析。

  首先,参会人员可分为仅参加第一个会议的、仅参加第二个会议的、两个会议都参加的共三类。根据人员结构,在第一个会议前需要做好以下三件事:

  一是在两个会议都参加的人员座位上摆放第二个会议的座次图,明确具体座次。二是在会场通过PPT播放第二个会议参会通知,提醒按时参会。三是在会场外安排会议休息区,供仅参加第二个会议的人员临时休息,便于后续统一组织入场。做好这三件事,和记怡情APP可以缩短会议转场时间,提高会议转场效率。

  其次,两次会议衔接期间,会场内有五类人员在流动。若协调配合不好,会影响转场效率。

  一是参会人员。第一个会议参会人员陆续离场,第二个会议参会人员接续入场。二是会务人员。负责会场桌签重新摆放,检查参会人员是否有遗落物品。三是组织部工作人员。负责第一个会议材料回收、评议票整理、票箱撤出。四是服务人员。负责会场水杯更换,主席台座椅调整、话筒调试。五是分发材料人员。负责摆放第二个会议材料。

  一是推演设计。分管领导召开协调会,结合会议实际,推演转场情景,设计转场环节,制定转场初步方案。之后,在征求会务人员意见建议基础上,进一步修改完善,形成最终方案。

  二是精准分工。根据转场方案,精准安排任务分工,依据每个人的特点和能力,安排合适的任务,确保人尽其才、才尽其用,各司其职、各尽其责。

  三是实景演练。会前根据转场方案和任务分工,召集全体人员反复进行实景演练。把整个转场过程向每个参与人员交代清楚,让大家心中有大局;把每个人所需要完成的任务要求及每个环节标准交代清楚,让大家明白应该怎么办;把桌签、材料、水杯、桌椅的位置及话筒音量交代清楚,让大家明白做到什么程度。每个参与者不越位、不缺位、不错位,相互补台、相互提醒,确保各项工作一步到位。

  实践证明,我们的做法是行之有效的,会议转场忙中有序、整齐划一,大家在各自空间内认真履职尽责,在规定时间内圆满完成任务,展示了会务人员良好形象,保证了第二个会议按时召开。总结转场经验,有以下三点感悟:

  前瞻性谋划。提前谋划和周密考虑会议转场的各个环节,把可能出现的问题想全面,把解决问题的对策制定好。我们提前摸清参会人员结构,提前摆放第二次会议座次图,提前播放第二个会议参会通知,提前准备会场外参会人员休息区,提前针对会议衔接期间的人员流动科学安排实景演练,等等,这些都是前瞻性的工作,只有提前准备,把服务做细做精做实,各种问题才会迎刃而解,会议转场才能有条不紊。

  精准化分工。任务分工要人适其岗、人尽其才,使每个接受任务的同志,都能在会场“一片忙乱”的情况下,不受外界因素干扰,和记怡情APP。在短时间内精准高效完成好自己的任务。这次转场过程,虽然看着千头万绪,但是大家都在自己的“责任田”井井有条地精耕细作,谁也没有受到外界和彼此的干扰,都独立完成好自己的任务,线”的效果。

  全要素落实。按照会议要素法,科学制定会议转场方案,把会议中牵涉到的所有要素分解到事、落实到人,做到事接事、人对人,形成闭环,确保指令明确、任务具体、操作性强。比如这次转场,主席台椅子如何搬,会场水杯如何换,每排桌签如何撤如何摆,会场材料如何回收如何发放,票箱何时搬出会场、放到哪里,等等,都在会前有序安排,在实景演练中和实战中有序落实。